Rahmenbetriebsvereinbarung
Informations- und Kommunikationstechnik

2.1 Grundsätze für den Umgang mit mitarbeiterbezogenen Daten

Für die Verarbeitung mitarbeiterbezogener Daten gelten die Grundsätze der Zweckbindung, Transparenz und Verhältnismäßigkeit:

• Alle Verwendungen mitarbeiterbezogener Daten sind durch konkrete Zweckbestimmungen festgelegt.
• Die Regeln der Verarbeitung sind für die Betroffenen einsehbar und nachvollziehbar.
• Der Umgang mit mitarbeiterbezogenen Daten erfolgt sparsam, d.h. es werden nur diejenigen mitarbeiterbezogenen Daten verwendet, die zur Erfüllung der Arbeitsaufgaben erforderlich sind.

2.2 Einzelregelungen zur Personaldatenverarbeitung

Personaldaten im Sinne dieser Vereinbarung sind Daten über im System identifizierte Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter.

Auf Verlangen des Betriebsrates wird für ein System, bei dem die Verarbeitung von Personaldaten der Hauptanwendungszweck ist, eine diese Vereinbarung ergänzende Regelung getroffen. In dieser können für besonders schutzwürdig gehaltene Daten als solche gekennzeichnet werden. Es gelten folgende weitere Einschränkungen:

• Auswertungen von für besonders schutzwürdig bezeichneten Daten bedürfen der Vereinbarung.
• Die Benutzer werden verpflichtet, für besonders schutzwürdig erklärte Daten nicht auf Arbeitsplatzrechner zu kopieren, es sei denn, dies ist gesondert vereinbart.
• Eine Weitergabe der Daten an Dritte im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes erfolgt nur nach Vereinbarung mit dem Betriebsrat.
• Die Vergabe der Berechtigungen erfolgt nach einem strengen "Landlord-Prinzip" d.h. ein Berechtigter erhält nur Zugriff auf Daten über Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die seinem Verantwortungsbereich angehören. Dabei ist die Reichweite dieses Verantwortungsbereichs in der ergänzenden Vereinbarung festzulegen.
• Es besteht Einvernehmen darüber, dass Arbeitsplatz-Systeme lediglich zur Ergebnisdarstellung von Ausarbeitungen und Auswertungen benutzt werden. Es werden keine dezentralen Personaldatenbanken neben der zentralen Personaldatenbasis aufgebaut.
• Benutzerinnen und Benutzer, die personenbezogene Daten auf beweglichen Datenträgern gespeichert haben, werden über die datenschutzrechtlichen Anforderungen informiert und auf deren Einhaltung verpflichtet.

2.3 Benutzerkennzeichen und Aufzeichnungen der Systemsoftware über das Benutzerverhalten

Soweit ein Anwendungssystem Kennzeichen oder Namen des jeweiligen Bearbeiters abspeichert, werden diese Merkmale nur benutzt, um im Einzelfall eine verantwortliche oder anzusprechende Person kenntlich zu machen. Statistische Auswertungen, in denen Bearbeiternamen oder – kennzeichen erscheinen, werden nicht ohne vorherige Regelung mit dem Betriebsrat zur Verfügung gestellt.

Zeitlich unter dem Namen oder Kürzel eines Mitarbeiters zurückverfolgende Auswertungen erfolgen nur auf Antrag nach Freigabe durch den Arbeitsdirektor. Kommt es dabei zu Gesprächen zwischen Vorgesetzten und der betroffenen Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter, so erhält diese bzw. dieser vor dem Gespräch eine Kopie der Auswertung und hat ferner das Recht, ein Mitglied des Betriebsrates hinzuzuziehen. Die Auswertungen werden mit befristetem Zeithorizont der Personalabteilung zur Verfügung gestellt.

Soweit Betriebssysteme und systemnahe Software Aktivitäten der Benutzer aufzeichnen, dürfen diese nur zur Gewährleistung der Systemsicherheit, zur Steuerung und Optimierung des Systems und zur Abrechnung verbrauchter Systemleistung benutzt werden. Die Zugriffsrechte auf die entsprechenden Funktionen bleiben auf den Personenkreis beschränkt, der mit der technischen Administration der jeweiligen Systeme betraut ist. Die Speicherdauer der entsprechenden Protokolldateien wird so kurz gehalten, wie es zur Erreichung der genannten Ziele minimal erforderlich ist.

2.4 Betriebsdatenverarbeitende Systeme

Für Systeme, die Informationen über Arbeitsabläufe mit hohem Detaillierungsgrad verarbeiten, so dass in der Datenbasis Leistung oder Verhalten von Mitarbeitern erkennbar sind, gelten die folgenden Regelungen:

• Die Bewegungsdaten der Systeme enthalten keine direkten Personenidentifizierungen. Ausgenommen davon sind Fälle, in denen gesetzliche Regelungen eine namentliche Identifizierung der mit der Durchführung oder Überwachung der jeweiligen Arbeiten betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vorschreiben.
• Die Speicherung der detaillierten Arbeitsablaufdaten erfolgt nur so lange, wie die Daten zur Steuerung des Arbeitsprozesses erforderlich sind, d.h. die Informationen werden im Arbeitsprozess ,,verbraucht".
• Für längerfristige Speicherungen erfolgt eine Summierung bzw. Verdichtung gemäß den jeweiligen Verwendungszwecken, so dass der Personenbezug der ursprünglichen Daten nicht mehr erkennbar ist Ausnahmen von diesen Grundsätzen bedürfen der Vereinbarung.

2.5 Auswertungssysteme

Für Systeme, deren hauptsächlicher Verwendungszweck in der Bereitstellung von Auswertungen besteht, werden Zugriffsrechte vorzugsweise nach dem Landlord-Prinzip vergeben. Dieser Grundsatz ist auf jeden Fall einzuhalten, wenn die Auswertungen einen Personbezug zulassen.

Das Landlord-Prinzip beinhaltet, dass eine Person nur Zugriff auf die ihren Verantwortungsbereich betreffenden Daten hat; dies gilt auch im Falle von Matrixorganisationen, unabhängig von disziplinarischer oder fachlicher Verantwortung.

Zugriffsrechte können an zuarbeitende Stellen delegiert werden. Für die Verteilung der Informationen gilt wiederum das Landlord-Prinzip.

3.1 Beteiligung der Benutzer

Beide Seiten stimmen darin überein, dass eine frühzeitige Benutzerbeteiligung am Entwurf neuer Systeme erforderlich ist. Das Unternehmen wird daher nach geeigneten Entwicklungs- bzw. Anpassungsmethoden (z.B. für das Customizing) und Werkzeugen suchen, die eine frühzeitige "Vorführbarkeit" und Diskutierbarkeit neuer Systeme ermöglichen.

Spätere Anwender sollen an der mit dem Entwurf des Systems oder mit der Softwareauswahl bzw. – anpassung befassten Projektgruppe beteiligt werden.

3.2 Qualifikationsmaßnahmen

Bei größeren Anwendungssystemen werden die Qualifizierungsmaßnahmen im Einzelnen in dem Pflichtenheft oder entsprechenden Planungsdokumenten für das System aufgeführt.

Die Qualifizierungsmaßnahmen sollen in zeitlich enger Kopplung an den Einführungstermin erfolgen. Die Qualifizierungsmaßnahmen werden aufgabenbezogen den Mitarbeitern, die mit einem neuen Anwendungssystem arbeiten sollen, angeboten. Sie umfassen neben der Vermittlung der Systembedienung auch einen Überblick über die Funktionsweise des Gesamtsystems.

Es werden bedarfsorientiert Aufbaukurse oder Spezialisierungsmöglichkeiten für interessierte Mitarbeiter angeboten.

Während einer zeitlich festgelegten Einarbeitungsphase stehen bei größeren Systemen Ansprechpersonen zur Verfügung.

Nachschulungsmöglichkeiten für Mitarbeiter erfolgen nach einzelfallbezogener Regelung.

In angemessenem Abstand zum Einführungstermin erfolgt für alle größeren Anwendungssysteme ein Erfahrungsaustausch der Anwender mit dem Projektverantwortlichen bzw. Entwicklern. Der Betriebsrat kann sich daran beteiligen.

4.1 Jährlicher Workshop

Einmal jährlich oder auf Antrag einer Seite veranstalten Betriebsrat und Arbeitgeberseite einen Workshop zu den Themen

• anstehende Projekte und längerfristige Veränderungen
  
• Bewertung der Erfahrungen aus der zurückliegenden Periode
  
• Darstellung und Bewertung der von den Softwareherstellern angebotenen Leistungsmerkmale
• Information über zu erwartenden Auswirkungen auf den Arbeitskräfteeinsatz, die Arbeitsabläufe sowie die Qualifikationsanforderungen für die Beschäftigten.

4.2 Einführung neuer Systeme

Über ein geplantes neues Anwendungssystem wird der Betriebsrat zu Beginn der Planungsphase informiert.

Eine ausführliche Beratung findet statt, sobald die Umsetzung des Projektes konkret erkennbar ist. Bei dieser Gelegenheit prüfen beide Seiten, ob die Grundsätze gemäß dieser Vereinbarung eingehalten sind, und nehmen ggf. Verhandlungen auf mit dem Ziel der einvernehmlichen Regelung von Abweichungen oder Ergänzungen zu dieser Rahmenvereinbarung.

anstehende Projekte und längerfristige Veränderungen

4.3 Veränderung bestehender Systeme

Ergeben sich durch geplante Veränderungen bei einem im Einsatz befindlichen System Abweichungen von den Grundsätzen dieser Vereinbarung, so nimmt die Geschäftsleitung Verhandlungen mit dem Betriebsrat auf mit dem Ziel, hierüber eine einvernehmliche Lösung zu finden.

4.4 Initiativrecht des Betriebsrates

Ergeben sich aus der späteren Anwendung des Systems neue Probleme, die mit der Überwachung von Leistung oder Verhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu tun haben, oder macht der Betriebsrat Abweichungen von den Grundsätzen dieser Vereinbarung geltend, so kann er verlangen, dass über die Angelegenheiten mit dem Ziel einer einvernehmlichen Regelung verhandelt wird.

4.5 Klärung von Konflikten

Wird in den Fällen, in denen diese Vereinbarung das Einvernehmen der Parteien vorsieht, keine Einigung erreicht, so entscheidet eine gemäß § 76 Abs. 5 BetrVG zu bildende Einigungsstelle.